Archiv@rius-Opis systemu

Rejestrowanie dokumentów (ewidencja)
Ewidencjonowanie zasobów archiwalnych w systemie odbywa się poprzez zakładanie teczek (spraw) i umieszczanie w nich dokumentów wg odpowiednich kryteriów. Umożliwia to późniejsze łatwe wyszukiwanie wg : tytułu, daty, nr sprawy, czy prowadzącego sprawę. Dokumenty składowane w teczkach mogą być to np.: dołączone pliki utworzone przez inne aplikacje Windowsowe, dokumenty zeskanowane, bądź etykiety samych dokumentów. Teczki i dokumenty zdefiniowane są w systemie jako etykiety, do których mogą być dołączone pliki.

TECZKI
Etykieta teczki zawiera między innymi następujące elementy :

• Tytuł teczki
• Przydział do kategorii archiwalnej ( typ dokumentu A, B archiwalne i nie archiwalne )
• Symbol komórki organizacyjnej
• Nr sprawy
• Nazwisko osoby prowadzącej
• Krótki opis sprawy
• Uwagi
• Daty skrajne
• Liczba tomów
• Miejsce lokalizacji dokumentu źródłowego
• Data końcowa
• Kod kreskowy Inne elementy zdefiniowane przez użytkownika

DOKUMENTY
Etykieta dokumentu zawiera między innymi następujące elementy :

• Tytuł teczki, w której się znajduje
• Nr kancelaryjny ( nadany przez użytkownika )
• Data dokumentu
• Adresat
• Typ dokumentu ( wg rodzaju nośnika np. papierowy, skanowany, kaseta, film, itp.)
• Ilość stron
• Słowo kluczowe
• Kod kreskowy

Inne elementy zdefiniowane przez użytkownika

Wyszukiwanie

Funkcja wyszukiwania umożliwia szybkie znalezienie żądanej pozycji. Dzięki wielu różnorodnym sposobom można stworzyć nieograniczoną bazę słów kluczowych definiowanych przez użytkownika. Wyszukiwania dokonuje sam użytkownik systemu ( wersja sieciowa ) lub osoba obsługująca system "Archiv@rius" (wersja jednostanowiskowa).

Wyszukiwanie pozycji może się odbywać między innymi według :

• Słów kluczowych
• Tytułu
• Autora
• Daty wprowadzenia
• Tytuł teczki
• Symbolu komórkiorganizacyjnej
• Wyszukiwanie mieszane ( wg kilku kryteriów )

System umożliwia zamawianie wybranych pozycji.

Wypożyczanie

W systemie "Archiv@rius" przyjazny interfejs użytkownika pozwala na szybkie i łatwe wypożyczanie i przyjmowanie akt. Wypożyczalnia rejestruje wszystkie wypożyczane przez użytkowników pozycje, prowadzona jest historia wypożyczeń. Szybko można uzyskać informacje na temat wypożyczonych akt : np. u kogo się aktualnie znajdują, czy, kto i kiedy wypożyczał dane akta. Prawa do udostępniania zasobów archiwum nadawane są poszczególnym użytkownikom lub grupom użytkowników. Umożliwia to wypożyczanie zasobów tylko przez osoby do tego uprawnione. Z definicją grupy lub użytkownika związany jest czas udostępniania odpowiednich zasobów. Wykorzystanie kodów kreskowych ( opcjonalnie ) w procesie wypożyczania zasobów zdecydowanie ułatwia i przyspiesza sam proces. Istnieje możliwość sporządzania różnorodnych raportów i wydruków.

Raporty
System umożliwia wykonywanie różnego rodzaju raportów jak np.:

• Spis dokumentacji nie archiwalnej przekazanej na makulaturę
• Udostępnione akta
• Wykaz spisów zdawczo odbiorczych

System raportów każdorazowo dopasowywany jest do indywidualnych wymogów instytucji.

Zabezpieczenia
Pełna kontrola dostępu użytkowników do danych uniemożliwia dostęp do nich przez osoby niepowołane. System automatycznie rejestruje wszystkie zmiany dokonane w opisie dokumentów, jest prowadzony dziennik zmian, jak również dziennik dostępu do danych. Istnieje możliwość zastosowania podpisu elektronicznego.

Wymagania systemowe
System wymaga użycia odpowiedniej konfiguracji sprzętowej i systemowej. PC Pentium 166, 32 MB RAM, Windows 9X, Windows NT, 150 MB HDD

Platforma systemowa
System wykonany został w architekturze klient - serwer, za pomocą narzędzia Visual FoxPro 5.0. Może korzystać z baz danych sterowników ODBC np. Oracle, MS SQL, Sybase.