Archiv@rius-Zakres funkcjonalny

Ewidencjonowanie materiałów
archiwalnych (kat."A") i niearchiwalnych (kat."B"), wśród nich:

• piśmiennicze,
• graficzne i graficzno-piśmiennicze,
• audiowizualne,
• zapisane na nośnikach elektronicznych

Segregowanie zasobów
archiwalnych zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt obowiązującym w danym przedsiębiorstwie.

Rejestrowanie
jednostek archiwalnych zakwalifikowanych do brakowania oraz sporządzanie spisów materiałów już zniszczonych.

Udostępnianie dokumentów
wg przyznanych praw dostępu wraz z pełną ewidencją dokumentów wypożyczonych dla potrzeb komórek organizacyjnych instytucji i ewentualnych indywidualnych użytkowników. Z definicją grupy lub użytkownika związany jest czas udostępniania odpowiednich zasobów.

Możliwość przeszukiwania zasobów
wg różnorodnych kryteriów wyszukiwawczych oraz szybki dostęp do zgromadzonych danych, również w przypadku posiadania jedynie fragmentarycznych wiadomości o szukanym dokumencie. Przeszukiwanie np. wg:

• Słów kluczowych
• Tytułu
• Autora
• Daty wprowadzenia
• Tytułu teczki
• Symbolu komórki organizacyjnej
• Wyszukiwanie mieszane ( wg kilku kryteriów )

Możliwość zamawiania wybranych pozycji.

Tworzenie dowolnych typów raportów
na podstawie istniejących pól opisów - w celach informacyjnych. W tym również możliwość dostosowania raportów do archiwalnych formularzy ewidencyjnych: (wzorów Pu-A-30, Pu-A-31, Pu-A-33a, Pu-A-33b, Pu-A-34 lub innych).

Sporządzanie wydruków
z wymienionych typów formularzy i raportów.

Oznaczanie jednostek za pomocą kodów kreskowych.

Wykorzystanie opcji skanowania dokumentów, w celu ich elektronicznego przechowywania.

Przeglądanie opisów
archiwalnych o dokumencie zawartych w bazie danych, a także przeglądanie obrazu poszczególnych zeskanowanych dokumentów.

Możliwość zabezpieczenia dostępu do danych,
określenia kryteriów ich modyfikcji oraz przeglądania.

Zapewnienie bezpieczeństwa funkcjonowania bazy danych o wielkości kilkuset tysięcy rekordów.