Szybko i rzeczowo Nowość: „Archiv@rius” 1.1

Nowa wersja programu „Archiv@rius”, przeznaczonego do archiwizowania dokumentów papierowych, elektronicznych, wiadomości głosowych i wideo, bazuje na jednolitym rzeczowym wykazie akt, zapisanym w Ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwaliach.

To najważniejsza poprawka wprowadzona do wersji 1.1 tego programu przez firmę Exell. Wszystkie jednostki administracji państwowej, samorządowej, instytucje pozarządowe i firmy muszą mieć instrukcję kancelaryjną omawiającą obieg dokumentów w firmie. Jej aneksem jest rzeczowy wykaz akt. Skorzystanie z niego pozwala jednoznacznie klasyfikować dokumenty w oparciu o polskie normy, co ułatwia ich wyszukiwanie i wymianę.
Jednolity rzeczowy wykaz akt grupuje dokumenty, wykorzystując co najmniej cztery stop-nie szczegółowości klasyfikacji. W „Archiv@riusie” można tworzyć dalsze stopnie, dokładniej precyzujące rodzaj dokumentu. Zależy to jedynie od potrzeb firmy.
System jest aplikacją pozwalającą na szybkie ewidencjonowanie, wyszukiwanie i udostępnianie osobom do tego uprawnionym różnorodnych dokumentów stanowiących własność instytucji. „Archiv@rius” wspomaga katalogowanie informacji multimedialnej, można w nim bowiem gromadzić: akta, dokumenty w postaci elektronicznej, dokumenty zeskanowane, fotografie, filmy i nagrania. Nadaje się zarówno do archiwizowania dokumentacji finansowej i technicznej, jak też map i planów. Wszystkie dane po wprowadzeniu są automatycznie zapisywane na nośniku optycznym. Po wprowadzeniu akt do programu on sam przypomina o konieczności ich zniszczenia po upływie ustawowo określonego czasu (dotyczy to tylko dokumentów kategorii B, przewidzianych do niszczenia po pewnym czasie; dokumenty kategorii A, zgodnie z prawem, muszą być zachowane).
Zastosowanie kodów kreskowych znacznie ułatwia kontrolę obiegu akt, czyli ich wypożyczanie i zwracanie – np. przeprowadzenie skontrum (inwentaryzacji), brakowanie czy przekazanie akt do archiwum zewnętrznego przebiega szybko i sprawnie, gdyż do minimum sprowadzona jest liczba wykonywanych operacji.
Wersja sieciowa oprogramowania pozwala każdemu użytkownikowi na łatwe przeszuki-wanie zasobów archiwum bez uciążliwego fizycznego wyszukiwania, dzięki czemu dociera on szybko do potrzebnych mu zasobów.

Najważniejsze cechy programu to:

• Rejestrowanie dokumentów zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt;
• Zaawansowane wyszukiwanie spraw i dokumentów według kluczy wskazanych przez użytkownika, m. in. daty wprowadzenia, tytułu sprawy, symbolu komórki organizacyj nej, słów kluczowych zdefiniowanych przez użytkownika;
• Wyszukiwanie według wielu kryteriów jednocześnie;
• Prowadzenie historii wypożyczeń, dzięki czemu wiadomo, u kogo i od kiedy są dane akta;
• Pełna kontrola nad zakresem dostępu do dokumentów pracowników, m. in. przez ustalanie czasu dostępu do dokumentów grup użytkowników i pojedyńczych osób;
• Zabezpieczenie dokumentów przez automatyczną rejestrację ich zmian, dziennik zmian i dziennik dostępu do danych;
• Usprawnienie wypożyczania przez zastosowanie kodów kreskowych;
• Rozbudowany system raportów, w tym m. in. wykaz spisów zdawczo-odbiorczych i wykaz udostępnianych akt, współpraca z innymi aplikacjami na platformie Windows używanymi w biurze (np. Word, Excel);
• Praca z wykorzystaniem Internetu;
• Pełna zgodność z programem Korespondencja zarządzającym obiegiem dokumentów – oba programy pracują na jednolitym rzeczowym wykazie akt.

(Artykuł z Gazety Wyborczej , Z wtorku 3 paździrnika 2000)