Korespondencja Opis systemu

System został opracowany z myślą o obsłudze korespondencji wpływającej i wychodzącej w dużej instytucji. Podstawowym jego zadaniem jest sprawna obsługa dokumentów na wielu jednocześnie pracujących stanowiskach kancelaryjnych, co zwiększa efektywność i konsoliduje wyniki ich pracy. Może być również wykorzystywany przez pojedyncze kancelarie i sekretariaty. Realizacja założeń systemowych odbywa się dzięki zawartości ogromnej ilość funkcji - od podstawowych do bardzo wyspecjalizowanych. Jego wdrożenie gwarantuje bezwzględność dyscypliny organizacyjnej w instytucji. System może współpracować z innymi systemami stosowanymi w instytucji. Przewidziano możliwość importu i eksportu danych z innych systemów. Istotne znaczenie dla automatyzacji czynności związanych z obsługą dokumentów będących własnością instytucji stanowią :

• Automatyczna obsługa faksów.
• Integracja z pocztą elektroniczną.
• Obsługa dokumentów elektronicznych pisanych w edytorach tekstów.
• Automatyczne skanowanie dokumentów papierowych.

Opracowany program pozwala zastosować trzystopniową hierarchię przepływu przesyłek: Kancelaria Ogólna <>Biuro <>Pracownik. Istnienie stopnia Kancelaria Ogólna zależy od parametryzacji systemu. Kancelaria Ogólna to miejsce wejścia i wyjścia korespondencji poza instytucję. Dyspozycje dotyczące przesyłek wpływających wydawane są w Biurze i w razie potrzeby wstępnie przeglądana zostaje treść listów np. w celu określenia adresata. Generalnie pocztę przychodzącą rejestruje się w Kancelarii Ogólnej, skąd następnie przekazuje się ją do Biura, gdzie dopisywane zostają dalsze dane, by ostatecznie trafić do Pracownika. W przypadku braku Kancelarii Ogólnej przesyłki przychodzące rejestrowane są bezpośrednio w Biurze. Korespondencja wychodząca z instytucji przebywa odwrotną drogę: od Pracownika przechodzi do Biura, gdzie dopisywane są kolejne dane, następnie przekazywana zostaje do Kancelarii, skąd wysyłana jest na zewnątrz. Jeżeli przedsiębiorstwo nie posiada Kancelarii Ogólnej, przesyłki wychodzące wysyłane są bezpośrednio z Biura. Omawiany system zawiera program administracyjny, spełniający następujące funkcje: konfigurowanie systemu; rejestracja użytkowników systemu (Kancelarii Ogólnej, Biur, Pracowników). Umożliwia to nadawanie haseł i uprawnień; sporządzanie listy Pracowników; wprowadzanie nowych rodzajów przesyłek oraz nowych taryf pocztowych; podgląd i modyfikację baz danych używanych w systemie.

System automatyzuje takie prace jak:

• Prowadzenie dzienników przesyłek przychodzących i wychodzących z instytucji. Rejestr korespondencji wpływającej do Biura zawiera takie dane dotyczące przesyłki jak: data wpływu i rodzaj przesyłki, nazwa adresata, nazwa nadawcy, znak nadawcy, nazwa Biura, do którego ma być przesłana etc. W dziennikach przesyłek wychodzących rejestrowane są m.in. miejsce i data wysłania korespondencji, nadawca, nazwa adresata etc. W module "Dzienniki" mogą być wykonywane operacje wprowadzania, przeglądania i modyfikacji.
  
  
• Przeszukiwanie dzienników przesyłek przychodzących i dzienników przesyłek wychodzących wg zadanych kryteriów np. Biura, nr dziennika, adresata, itp. Wyszukane dane o przesyłkach wyświetlane są na ekranie. Na życzenie można je wydrukować.
  
  
• Śledzenie obiegu dokumentów. Funkcja wyświetlająca obieg przesyłki, której dane są aktualnie wyświetlane na ekranie może być wykonana przy okazji przeglądania, dekretowania lub scedowania przesyłki, a także w innych przypadkach. Po wywołaniu tej funkcji na ekranie pojawią się szczegółowe informacje dotyczące przesyłki: miejsca nadania, nadawcy, jej obecnego umiejscowienia, do kogo jest zadekretowana itp.
  
  
• Rejestracja spraw z ustaleniem ich aktualnego stanu. System pozwala rejestrować sprawy, co umożliwia nadanie nazwy sprawie oraz dokonanie jej dokładniejszego opisu. Równocześnie z przeglądaniem spraw użytkownik może poznać związaną z nimi korespondencję, jak również wyświetlić listę prowadzonych przedsięwzięć wg określonych kryteriów np. nazwy Biura, znaku sprawy, osoby prowadzącej i sposobu zakończenia sprawy.
  
  
• Prowadzenie rejestrów przesyłek wpływających do instytucji, umożliwiające katalogowanie przesyłek wg wybranego klucza
  
  
• Wykonywanie zestawień statystycznych zgodnie z potrzebami klasyfikacji wg zadanych kryteriów.
  
  
• Drukowanie arkuszy pomocniczych np. pocztowych
  
  
• Ewidencja adresatów korespondencji powtarzającej się, takiej jak: zaproszenia, zawiadomienia etc. Funkcja ta pomocna jest przy tworzeniu grup adresatów i drukowaniu etykiet adresowych.
  
  
• Wysyłanie korespondencji periodycznej z wykorzystaniem grup adresatów.
  
  
• Naliczanie taryfy pocztowej. Jest to funkcja pomocnicza do obliczania taryfy pocztowej w zależności od rodzaju przesyłki i miejsca przeznaczenia.
  
  
• Wśród różnych wydruków możemy otrzymać m.in.:
  • zestawienia statystyczne i finansowe dla przesyłek pocztowych wychodzących i przychodzących wg różnych kryteriów,
  • zestawienia dla listów poleconych (książka listów poleconych) wg formularza zatwierdzonego przez pocztę. Poniżej podajemy listę funkcji systemu:

Zabezpieczenia dostępu do informacji.
Dzięki uprawnieniom nadanym użytkownikom przez program administracyjny systemu, istnieje podział poziomy, wg którego użytkownik ma dostęp tylko do korespondencji, dotyczącej go bezpośrednio. W ten sposób każdy uzyska informację statystyczną, finansową lub inną dotyczącą tylko i wyłącznie JEGO. Jedyną uprzywilejowaną grupą jest „Kancelaria Ogólna”, która może wykonywać obliczenia statystyczne, finansowe dla wszystkich przesyłek oraz ma wgląd we wszystkie ewidencje.

Wymagania sprzętowe.
Serwer, którym można uruchomić PostgreSQL 8.1 (Windows 2000, XP, Linux i wiele innych. Stacje robocze : Windows 98SE, 2000, XP.

Perspektywy rozwoju.
System stale jest rozwijany szczególnie w zakresie obsługi sekretariatów.